IQtató SQL
Elektronikus ügyintézés az IQtatóban
Az elektronikus iktatás lehetővé teszi, hogy olyan iktatási és iratkezelési adatokat is rögzítsünk, amelyek korábban egy papír iktatókönyvben nem léteztek. Ezek az adatok nem csak statikus, vagyis később sem változó adatok lehetnek, mint pl. tárgy, ügyfél, iktatószám, hanem ún. "dinamikus" iktatási adatok. Tipikus példa erre pl. az "irat státusza" iktatási mező, amelybe a megválaszolandó vagy válaszra váró iratok esetében beírjuk pl. a "Függőben" szót, ha pedig megtörtént az ügyintézés, akkor a "Rendben" szót. Ezzel az egy adatmezővel máris munkafolyamatot tudunk vezényelni és felügyelni. Ehhez elegendő a státusz mező alapján lekérdezni az iktatókönyvet és máris elkülönítve láthatók az aktuálisan feldolgozandó iratok és az elintézettek. Ez a legelemibb munkafolyamat támogatás.
Az IQtató programrendszer ezt is tudja, de ennél jóval többet is nyújt ha kell. Minden létező eseményt, amely az iratok feldolgozása, az ügyintézés során előfordulhat, fel lehet venni szótárba (vagy más néven sablonba) és hozzá lehet rendelni a lehetséges elintézési állapotokat. Egy "irat jóváhagyás" típusú eseményhez pl. a "jóváhagyásra vár" , "jóváhagyva", "elutasítva" lehetséges állapotok hozzárendelésével sztenderdizálni lehet a költségszámlák jóváhagyási procedúráját.
Mi a leggyakoribb műveletek sablonját elkészítettük, így Önnek csak választani és kattintani kell!
(Feladat, Átadás, Jóváhagyás, Telefon, Találkozó stb.)
Iktatás közben egyszerűen csak ki kell jelölni az irathoz az eseménytípust, felelőst, határidőt, esetleg szöveges magyarázatot az elvégzendő feladathoz, a többit az IQtató elintézi! Igény esetén e-mailt küld a felelősnek, programindításkor pedig automatikusan jelzi az elvégzendő feladatok számát és egy kattintással megmutatja a vonatkozó iktatási képernyőt, a szkennelt dokumentumokat, csatolt fájlokat. A felelősnek nincs más dolga, mint a lehetséges válaszokból a megfelelőre kattintani.
Soha nem volt még ennyire egyszerű az ügyintézést vezényelni és felügyelni. Próbálja ki, mert ami leírva ötven mondat, az az iktató programban csupán két-három kattintás!
A kioszottt események (elvégzendő feladatok) ugyanúgy böngészhetők, lekérdezhetők, listázhatók megfelelő jogosultság esetén, mint az iktatókönyvek. Természetesen az egyes iktatási tételek adatai között is látható, hogy az adott irathoz milyen események születtek, és azok feldolgozása hogyan áll.
Az eseménykezelő használatával az iratok nem tudnak ügyintézés közben "elkallódni". Mindig pontosan tudható kinek mennyi és milyen feladata van, mi az, amit már elvégzett, mivel van esetleg elmaradva.
Almenü: